SISTEM
PENGENDALIAN INTERN
Sistem pengendalian
intern meliputi struktur organisasi, metode dan ukuran - ukuran yang
dikoordinasikan untuk menjaga kekayaan organisasi, mengecek ketelitian dan
keandalan data akuntansi, mendorong efisiensi dan dipatuhinya kebijakan
manajemen. Definisi sitem tersebut menekankan tujuan yang hendak dicapai, dan
bukan pada unsur - unsur yang membentuk sistem tersebut.
Tujuan sistem
pengendalian intern menurut definisi tersebut adalah:
1.
Menjaga kekayaan organisasi
2.
Mengecek ketelitian dan keandaian
akuntansi
3.
Mendorong efisiensi
4.
Mendorong dipatuhinya kebijakan
manajemen.
Unsur sistem
pengendalian intern
Unsur pokok system pengendalian intern adalah:
1.
Struktur organisasi yang memisahkan
tanggung jawab fungsional secara tegas.
2.
System wewenang dan prosedur
pencatatan yang memberikan perlindungan yang cukup terhadap kekayaan, utang, pendapatan
dan biaya.
Praktik yang sehat
dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap unit organisasi.
Adapun cara-cara yang
umumnya ditempuh oleh perusahaan dalam menciptakan praktik yang sehat adalah:
a)
Penggunaan formulir bernomor urut
tercetak yang pemakianya harus dipertanggungjawabkan oleh yang berwenang.
b)
Pemeriksaan mendadak (surprised audit).
Pemeriksaan mendadak dilaksanakn tanpa pemberitahuan lebih dahulu kepada pihak
yang akan diperiksa, dengan jadwal yang tidak teratur.
c)
Setiap transaksi tidak boleh dilaksanakan
dari awal sampai akhir oleh satu orang atau satu unit organisasi, tanpa ada campur tangan dari orang atau unit
organisasi lain.
d)
Perputaran jabatan (job rotation).
Perputaran jabatan yang diadakan secara rutin akan dapat menjaga independensi pejabat
dalam melaksanakan tugasnya, sehingga persekongkolan diantara mereka dapat
dihindari.
e)
Keharusan pengambialan cuti bagi
karyawan yang berhak.
f)
Secara periodic diadakan pencocokan
fisik kekayaan fisik kekayaan dengan catatanya.
g)
Pembentukan unit organisasi yang
bertugas untuk mengecek efektifitas unsur – unsur sistem pengendalian intern yang lain.
3.
Karyawan yang mutunya sesuai dengan
tanggung jawabnya.
Untuk mendapatkan
karyawan yang kompeten dan dapat dipercaya, bebagai cara berikut ini dapat ditempuh:
a.
Seleksi calon karyawan berdasarkan
persyaratan yang dituntut oleh pekerjaanya.
b.
Pengembangan pendidikan karyawan selama
menjadi karyawan perusahaan, sesuai dengan tuntutan perkembangan pekerjaanya.
Lingkungan
pengendalian memiliki 4 unsur:
Ø Filosofi
dan gaya operasi
Ø Berfungsi
dewan komisaris dan komite pemeriksaan
Fungsi
komite pemeriksa yang secara langsung berdampak terhadap akuntan public adalah:
a. Menunjuk
akuntan publik yang melaksanakan pemeriksaan tahunan terhadap laporan keuangan
perusahaan.
b. Membicarakan
luas pemeriksaan dengan akuntan public.
c. Meminta
komunikasi langsung dengan akuntan public mengenai masalah-masalah besar yang
ditemukan oleh akuntan dalam pemeriksaan.
d. Menelaah
laporan keuangan dan laporan akuntan pada saat pemeriksaan akuntan selesai
dilakukan.
Hal
– hal yang harus dikomunikasikan kepada dewan komunikasikan kepada dewan
komisaris atau komite pemeriksaan meliputi:
·
Kebujaksanaan akuntansi penting tertentu
yang dipilih oleh manajemen.
·
Prosesyang digunakan oleh manajemen
dalam melakukan penaksiran akuntansi.
·
Akibat adjustment yang diajukan oleh
akuntan publik.
·
Ketidakcocokan antara akuntan publik
dengan manajemen tentang penerapan prinsip akuntansi.
·
Kesulitan yang ditemui oleh akuntan
public dalam pelaksanaan pemeriksaan.
Ø Metode
pengendalian manajemen
Perananan dan
pengendalian manajemen dilakukan melalui 4 tahap:
v Penyusunan
program (rencana jangka panjang)
v Penyusunan
anggaran (rencana jangka pendek)
v Pelaksanaan
dan pengukuran
v Pelaporan
dan analisis
Ø Kesadaran
pengendalian
PENDEKATAN UNTUK MERANCANG PENGENDALIAN INTERN
AKUNTANSI
Rincian
tujuan pengendalian intern akuntansi adalah sebagai berikut :
1. Menjaga
kekayaan perusahaan:
a. Pengguanaan
kekayaan perusahan hanya melalui system otoritas yang telah diterapkan.
ü Pembatasan
akses langsung terhadap kekayaan.
ü Pembatasan
akses tidak langsung terhadap kekayaan.
b. Pertanggungjawaban
kekayaan perusahaan yang dicatat dibandingkan
dengan kekayaan yang sesungguhnya ada.
ü Pembandingan
secara periodic antara catatan akuntansi dengan kekayaan yang sesungguhnya ada.
ü Rekonsiliasi
antara catatan akuntansi yang diselenggarakan.
2. Mengecek
ketelitian dan keandalan data akuntansi:
a. Pelaksanaan
transaksi melalui system otoritas yang telah ditetapkan.
ü Pemberian
otoritas oleh pejabat yang berwenang.
ü Pelaksanaan
transaksi oleh pejabat yang berwenang.
b. Pencatatan
akuntansi transaksi yang terjadi dalam catatan akuntansi.
ü Pencatatan
semua transaksi yang terjadi.
ü Transaksi
yang dicatat adalah benar-benar terjdi.
ü Transaksi
dicatat dalam jumlah yang benar.
ü Transaksi
dicatat dalam periode akuntansi yang seharusnya.transaksi dicatat dengan
penggolongan yang seharusnya.
ü Transaksi
dicatat dan diringkas dengan teliti.
§ Pngendalian
umum (general control)
Unsure pengendalian umum meliputi :
1) Organisasi
2) Pengendalian
terhadap system dan program
Pengendalian umum yang bersangkutan
dengan fungsi pengembangan system dan program meliputi:
a. Prosedur
penelaah dan pengesahan system baru
b. Prosedur
pengujian program
c. Prosedur
pengubahan program
3) Pengendalian
terhadap fasilitas pengolahan data
Fasilitas pengolahan data meliputi 4
bagian utama berikut: (1) operasi konversi, (2) operasi computer, (3)
perpustakaan, (4) fungsi pengendalian.
Pengendalian terhadap operasi computer
meliputi :
§ Akses
terhadap ruang komputer hanya terbatasbagi karyawan tertentu saja.
§ Pengendalian
terhadap penggunaan arsip yang disimpan dalam perpustakaan.
§ Pembuatan
instruksi yang jelas mengenai pengubahan data dari dokumen sumber ke dalam
bentuk yang dapat dibaca komputer.
§ Prosedur
dalam penyimpanan arsip di perpustakaan.
§ Penjagaan
keamanan fisik terhadap arsip dan computer.
§ Pembuatan
prosedur rekonstruksi catatan,
§ Prosedur
pembuatan arsip cadangan (backup).
§ Password
yang digunakan untuk mengatur wewenang pengunaan data yang disimpan dalam
computer.
Arsip yang disimpan dalam perpustakaan
harus ditangani dengan pedoman bahwa setiap arsip harus secara menunjukan:
ü Nama
dan nomor arsip
ü Otoritas
yang diprlukan untuk meminjamkan arsip yang penggunaanya terbatas.
ü Siklus
pemutakhiran.
ü Siklus
penyimpanan.
ü File
size dan block size
ü Bagaiman
merekonstruksi arsip jika terjadi kerusakan.
ü Bagaiman
arsip disimpan dalam perpustakaan.
Fungsi pengendalian ini dibagi menjadi
dua : 1 fungsi pengawas internal dan 2 fungsi pengawas ekstern.
§ Pengendalian
aplikasi (application control)
Pengendalian aplikasi mempunyai tujuan
berikut:
1. Menjamin
bahwa semua transaksi yang telah diotorisasi telah diproses sekali saja secara
lengkap.
2. Menjamin
bahwa data transaksi lengkap dan teliti.
3. Menjamin
bahwa pengolahan data transaksi benar dan sesuai dengan keadaan.
4. Menjamin
bahwa hasil pengolahan data dimanfaatkan untuk tujuan yang telah ditetapkan.
5. Menjamin
bahwa aplikasi dapat terus menerus berfungsi.
Pengendalian aplikasi dapat dibagi
menjadi:
1. Pengendalian
preventif
Pengendalian preventif meliputi
unsure-unsur sbb:
-
Otoritas data sumber
-
Konversi data
Teknik yang bias dipakai untuk mengawasi
konversi data adalah:
a. Pembuatan
dokumen sumber sebagai produk sampinagn dari kegiatan pencatatan.
b. Penggunaan
turnaround document yang meniadakan kegiatan konversi data.
-
Penyiapan data sumber
a. Perancangan
formulir secara khusus untuk mendorong perekaman data secara teliti
kedalamanya.
b. Pemeriksaan
terhadap dokumen – dokumen sumber oleh karyawan untuk mendeteksi kesalahan.
c. Jika
dokumen sumber dihilangkan, pengendalian terhadap penyiapan dokumen sumber
dilakukan sedemikian rupa untuk mencegah akses dan penggunaan ekuipmenyangf
dipakai untuk mencatat dan mngirimkan data, agar dapat dihindari penggunaan
data tanpa ijin atau penggunaan yang tidak semestinya.
-
Turnaround documents
-
Formulir bernomor urut tercetak
-
Validasi masukan
Kemampuan mengedit computer dapat
dicapai dengan memasukan pengecekan dalam program yang dapat berupa :
a.
Validity test digunakan untuk menjamin
bahwa transaksi berisi kode, character, dan field size yang sah
b.
Completeness tests digunakan untuk
menjamin bahwa masukan mempunyai jumlah data
seperti yang telah diterapkan dalam semua data field.
c.
Logical checks
d.
Limit tests digunakan untuk menguji
record field untuk mengetahui apakah batas tertentu yang ditetapkan telah
dilampaui.
e.
Self checking digit digunakan untuk
menjamin ketelitian nomor identifikasi seperti kode rekening.
f.
Control totals digunakan untuk menjamin
bahwa semua masukan telah dicatat dalam arsip komputer.
-
Pemutakhiran arsip denga computer
-
Pengendalian terhadap pengolahan data
Pengendalian terprogram dapat berbentuk
pengendalian berikut ini :
a. Record
counts adalah jumlah record yang telah diolah oleh computer.
b. Hash
totals adalah jmlah angka yang terdapat dalam nonquantityfield.
c. Limit
checks adalah batasan yang dibuat dalam
program computer untu menolak data
diluar batas yang ditetapkan sebelumnya.
d. Cross-footing
balance check adalah perbandingan secara internal (melalui program komputer)
antara jumlah catatan dengan jumlah catatan yang lain.
e. Overtflow
test digunakan untuk menentukan apakah ukuran hasil perhitungan melebihiukuran
yang telah disediakan untuk menampung hasil perhitungan tersebut.
f. File
check merupakan pengendalian yang digunakan untuk menjamin bahwa arsip yang
digunakan dalam pengolahan data adalah benar.
2. Pengendalian
detektif
Output check terdiri dari prosedur dan
teknik pengendalian berikut ini :
¨ Rekonsiliasi
data keluaran
¨ Review
terhadap data keluaran mengenai kewajaran dan formalnya.
¨ Pengendalian
terhadap data masukan data yang ditolak oleh komputer dalam pengolahan data.
¨ Pendistribusian
laporan yang dikeluarkan oleh computer kepada departemen pemakai pada waktu
yang tepat.
SISTEM
PENJUALAN KREDIT
Penjualan kredit
Ø Kegiatan
penjualan secara kredit ditangani oleh perusahaan melalui system penjualan
kredit.
Ø Kegiatan
penjualan secara tunai ditangani oleh perusahaan melalui system penjualan
tunai.
Ø Transaksi
pengembalian barang oleh pembeli ditangani perusahaan melalui system retur penjualan.
Fungsi yang terkait
Fungsi yang terkait dalam system
penjualan kredit dengan kartu perusahaan
adalah :
Ø Fungsi
kredit
Ø Fungsi
penjualan
Ø Fungsi
gudang
Ø Fungsi
gudang
Ø Fungsi
pengiriman
Ø Fungsi
akuntansi
Ø Fungsi
penagihan
Informasi yang diperlukan oleh
manajemen dari transaksi penjualan dengan kartu kredit adalah:
1. Jumlah
pendapatan penjualan menurut jenis produk atau kelompok selama jangka waktu
tertentu.
2. Jumlah
piutang kepada setiap debitur dari transaksi penjualan kredit.
3. Jumlah
harga pokok produk yang dijual selama jangka waktu tertentu.
4. Nama
dan alamat pembeli.
5. Kuantitas
produk yang dijual.
6. Nama
wiraniaga yang melakukan penjualan.
7. Otoritas
pejabat yang berwenang.
Dokumen yang digunakan
1. Faktur
penjualan kartu kredit
2. Surat
tagihan
Catatan akuntansi yang digunakan
Ø Jurnal
penjualan
Ø Kartu
piutang
Ø Kartu
gudang
Jaringan prosedur yang membentuk system
Jaringan prosedur yang membentuk system
penjualan dengan karu kredit adalah :
1. Prosedur
order penjualan
2. Prosedur
pengiriman barang
3. Prosedur
pencatatan piutang
4. Prosedur
penagihan
5. Prosedur
pencatatan penjualan
SISTEM PENJUALAN TUNAI
Fungsi ang terkait
Fungsi yang terkait dalam system
penjualan kredit :
¨ Fungsi
penjualan
¨ Fungsi
kredit
¨ Fungsi
gudang
¨ Fungsi
pengiriman
¨ Fungsi
penagihan
¨ Fungsi
akuntansi
Informasi yang
diperlukan oleh manajemen :
1.
Jumlah pendapatan penjualan menurut
jenis produk atau kelompok produk selama jangka waktu tertentu.
2.
Jumlah piutang kepada setiap debitur
dari transaksi penjualan kredit.
3.
Jumlah harga pokok produk yang dijual
selama jangka waktu tertentu.
4.
Nama dan alamat pembeli.
5.
Kuantitas produk yang dijual.
6.
Nama wiraniaga yang melakukan penualan.
7.
Otoritas pejabat yang berwenang.
Dokumen yang digunakan
1.
Surat order pengiriman dan tembusanya.
2.
Faktur dan tembusanya.
3.
Rekapitulasi harga poko penjualan.
4.
Bukti memorial.
Berbagai order surat
pengiriman terdiri dari :
ü
Surat order pengiriman.
ü
Tembusan kredit (credit copy).
ü
Surat pengakuan (acknowledgement copy).
ü
Surat muat (bill of lading).
ü
Slip pembungkus (packing slip).
ü
Tembusan gudang (warchouse copy).
ü
Arsip pengendalian pengiriman (sales
order follow-up copy).
ü
Arsip indek silang (cross-indek file
copy)
ü
Faktur penjualan (customer’s copies ).
ü
Tembusan piutang (account receivable
copy).
ü
Tembusan jurnal penjualan (sales journal
copy).
ü
Tembusan analisis (analysis copy).
ü
Tembusan wiraniaga (salesperson copy).
Catatan akuntansi yang
digunakan
Catatan akuntansi yang
digunakan dalam sistem penjualan kredit adalah
1.
Jurnal penjualan
2.
Kartu piutang
3.
Kartu persediaan
4.
Kartu gudang
5.
Jurnal umum
Jaringan prosedur yang
membentuk system
Jaringan yang membentuk
sistem penjualan kredit adalah :
1.
Prosedur order penjualan
2.
Prosedur persetujuan kredit
3.
Prosedur pengiriman
4.
Prosedur penagihan
5.
Prosedur pencatatan piutang
6.
Prosedur distribusi penjualan
7.
Prosedur pencatatan harga pokok
penjualan
Unsur pengendalian
intern
·
Organisasi
·
System otoritas dan prosedur pencatatan
·
Praktik yang sehat
SISTEM RETUR PENJUALAN
fungsi yang terkait
-
fungsi penjualan
-
fungsi penerimaan
-
fungsi gudang
-
fungsi akuntansi
Dokumen yang digunakan
ü
memo kredit
ü
laporan penerimaan barang
Catatan akuntansi yang
digunakan
¨
jurnal umum dan jurnal retur penjualan
¨
kartu piutang
¨
kartu persediaan
¨
kartu gudang
Jaringan prosedur dalam
system retur penjualan
a.
prosedur pembuatan memo kredit
b.
prosedur penerimaan barang
c.
prosedur pencatatan retur penjualan
Unsur pengendalian
intern
Ø
organisasi
Ø
system otoritas dan prosedur pencatatan
Ø
praktikyang sehat
KOMBINASI
PROSEDUR ORDER PENGIRIMAN DAN PROSEDUR PENGIHAN
1.
prosedur order pengiriman dan penagihan
terpisah (separate order and billing procedure)
2.
prosedur order pengiriman satuan (unit
shipping order procedure)
3.
prosedur pra-penagihan lengkap (complete
pre-billing procedure)
4.
prosedur pra-penagihan tidak lengkap
(incomplete pre-billing procedur)
